Como organizar um evento empresarial

8 de junho, 2015
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Não importa qual é o ramo de atividade ou o tamanho da empresa, sempre existem aquelas ocasiões especiais, que acabam pedindo a organização de um evento. Os motivos podem variar: treinamento para funcionários, encontro de gestores das filiais, lançamento de novos produtos ou serviços e até mesmo comemoração do aniversário da empresa ou o alcance de metas.

Na hora de planejar, as dúvidas são muitas: Onde realizar? Como calcular as quantidades de comida e bebida? Como convidar todo mundo? Calma, sem desespero! Para garantir o sucesso do seu evento, basta seguir algumas dicas e se organizar.

Defina seu orçamento

O ponto de partida não pode ser outro: antes de pensar nos detalhes, você precisa saber até quanto pode gastar. A verba disponível vai definir a escolha do espaço, da decoração e do buffet. Faça uma planilha para organizar todos os gastos.
Para ajudar no orçamento, é recomendado buscar patrocínios. Além de aliviar os gastos, é uma ótima oportunidade para iniciar parcerias que podem até ir além do evento.

Escolha a data e o local

Estabelecido o valor a ser investido, o passo seguinte é pensar nas melhores datas e locais. Nesse momento, é importante levar alguns fatores em consideração. Procure evitar épocas de muito estresse para os funcionários. Os finais de mês, por exemplo, costumam ser mais desgastantes. Lembre-se também que eventos realizados em dias úteis, fora do horário de trabalho, podem comprometer a jornada do dia seguinte, já que os funcionários não terão um período de descaso completo.

Para a escolha do local, além da localização, o espaço e a infraestrutura são questões essenciais.

Faça as contas

Essa dica vai poupar seu tempo e dinheiro: antes de orçar buffets e fechar pacotes, saiba o que você realmente precisa. Faça um levantamento do número de convidados e trace estimativas.

Comunique aos convidados

Evento planejado, serviços contratados. Agora só falta avisar aos convidados. Antes de investir em banners e cartazes, é interessante considerar outras alternativas. Peças afixadas em murais de aviso e corredores não são as maneiras mais eficientes de comunicar, além de serem bastante impessoais. As informações contidas ali não são lembradas e podem até mesmo passar despercebidas.

Um mailing atualizado de toda a empresa pode ajudar bastante na divulgação. O e-mail empresarial é acessado por todos com certa frequência e um convite enviado por esse canal certamente vai ter alcance e eficiência muito maiores, além de não gerar nenhum custo adicional.

#Dica: Anexe ao e-mail o link para a página do evento, na qual cada convidado pode confirmar presença. Assim, você ainda poderá realizar o controle de entrada de cada participante do evento.

Obtenha feedbacks

Planejar e colocar um evento em prática é sua tarefa. Mas como saber se ela foi bem executada? O pós-evento é a hora de captar as impressões do público participante, bem como de quem contratou seus serviços e das demais pessoas que trabalharam com você.

Quanto aos convidados, fica fácil mandar uma mensagem se você promoveu seu evento empresarial na internet e tem a lista de e-mail. Agradeça a presença e convide a pessoa a comentar algo que gostou, ou não, abrindo espaço para sugestões e críticas. Os convidados são o item mais importante de qualquer produção, portanto, obter este feedback é muito importante para manter a qualidade do seu trabalho. O mesmo vale para sua equipe e a empresa que o contratou: dialogue, pergunte tudo sobre o evento e esteja aberto a ouvir para crescer.